Riktlinjer för visselblåsartjänsten

Den här mallen med riktlinjer för visselblåsartjänsten utgår från GDPR och EU:s direktiv om skydd av visselblåsare (2019/1937).

1.    Inledning – vad är visselblåsning och varför är det viktigt?

Vår organisation strävar efter att vara transparant och att ha en hög etisk nivå. Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt göra organisationen uppmärksam på misstankar om oegentligheter. Tjänsten är ett viktigt verktyg för att minska risker och för att upprätthålla förtroende för vår verksamhet genom att vi kan identifiera och åtgärda misstänka oegentligheter i ett tidigt skede. Visselblåsarmeddelanden kan lämnas öppet eller anonymt.

2.    När kan man visselblåsa?

Visselblåsartjänsten kan användas för att varna om allvarliga risker för oegentligheter som kan påverka människor, vår organisation, samhället eller miljön.

Ärenden som rapporteras kan innehålla information om brottslighet, oegentligheter och överträdelser eller andra handlingar som bryter mot EU:s eller nationell lagstiftning i ett arbetsrelaterat sammanhang, till exempel följande:

  • Korruption och finansiella oegentligheter, som till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt, bedrägerier och intressekonflikter
  • Brott som rör hälsa och säkerhet, som till exempel arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier som strider mot lagen
  • Miljöbrott, som till exempel olaglig hantering av farligt avfall
  • Integritetsbrott, som till exempel felaktig användning av personuppgifter

Medarbetare ombeds att kontakta sin arbetsledare eller chef för frågor som rör missnöje på arbetsplatsen eller liknande ärenden, eftersom dessa frågor inte kan utredas inom visselblåsartjänstens omfattning.

En visselblåsare behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med felaktig information. Missbruk av visselblåsartjänsten är ett allvarligt disciplinbrott. 

3.    Hur kan visselblåsartjänsten användas?

Det finns två sätt att delge en misstanke:

  • Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller chef inom vår organisation
  • Alternativ 2: Kommunicera anonymt eller konfidentiellt genom rapporteringskanalen till visselblåsarteamet: https://report.whistleb.com/kulturens

Alla meddelanden kommer att hanteras konfidentiellt. Visselblåsarkanalen hanteras av WhistleB, en extern tjänsteleverantör. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten hos den som skickar ett meddelande raderas all metadata, inklusive IP-adresser, av WhistleB. Personen som skickar meddelandet förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga som tar emot rapporten.

4.    Utredningsprocessen

Visselblåsarteamet
Endast de personer som har befogenhet att hantera visselblåsarärenden har åtkomst till meddelanden som inkommit via vår visselblåsarkanal. Deras åtgärder loggas och hanteringen är konfidentiell. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningsprocessen, efter samtycke från visselblåsaren om denne varit öppen med sin identitet.  Dessa personer får tillgång till relevanta data och förbinder sig till sekretess.

Visselblåsarteamet består av/eller rapporter kan komma att hanteras av Kulturens förbundschef och förbundsstyrelsens ordförande.

Mottagning av meddelande
Vid mottagning av ett meddelande beslutar visselblåsarteamet om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se Utredning nedan.

Visselblåsaren får en bekräftelse på att rapporten mottagits inom sju (7) dagar.

Visselblåsarteamet kommer inte utreda de rapporterade oegentligheterna om:  

  • det påstådda beteendet inte är rapporteringspliktigt enligt dessa riktlinjer för visselblåsartjänsten
  • rapporten är illvillig eller inte har lämnats in i god tro
  • informationen inte är tillräcklig för vidare utredning
  • ärendet redan har lösts

Om ett meddelande inte omfattas av dessa riktlinjer för visselblåsartjänsten bör visselblåsarteamet ge den rapporterande personen lämpliga instruktioner.

Visselblåsarteamet skickar lämplig feedback inom tre (3) månader efter att de har mottagit rapporten.

Utredning
Alla meddelanden hanteras seriöst och i enlighet med riktlinjerna för visselblåsartjänsten. 

  • Ingen från visselblåsarteamet eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
  • Visselblåsarteamet kan, vid behov, skicka uppföljningsfrågor genom kanalen för anonym kommunikation.
  • Ett meddelande utreds inte av någon som är inblandad eller har koppling till oegentligheterna.
  • Meddelanden om visselblåsning hanteras konfidentiellt av de behöriga parterna.
  • Intern eller extern expertis kan inkluderas i utredningen med visselblåsarens samtycke.

5.   Skydd och sekretess

Visselblåsarskydd
En person som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Med hänsyn till de utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

Behandling av personuppgifter

Denna visselblåsartjänst kan samla in personuppgifter om den person/-er som nämns i ett meddelande, den som skickar in meddelandet (om det inte skickats anonymt) samt eventuella tredje parter som är involverade. Syftet är att undersöka fakta kring eventuella missgärningar och olämpligt beteende utifrån vår värdegrund och våra interna riktlinjer.

Behandlingen baseras på den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelser och det legitima intresset av att förebygga risker för ryktesspridning och främja en etisk verksamhet. Beskrivningen och fakta som lyfts under ärendets behandling är endast avsedda för behöriga personer. De kommer att hantera informationen konfidentiellt.

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt att få tillgång till, rättelse av, invända mot hanteringen av dina uppgifter samt begära begränsad behandling av dina personuppgifter enligt gällande nationell dataskyddslagstiftning. Dessa rättigheter är föremål för nödvändiga säkerhetsåtgärder för att förhindra överträdelser och förstörelse av bevis eller andra hinder för behandlingen och undersökningen av ärendet.

Alla data lagras inom EU. För vidare information, frågor eller rättelser kontakta Michael Bäck, micke@kulturens.se

Radering av data
Personuppgifter som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation raderas vid avslutad utredning, med undantag för om personuppgifterna bör sparas med hänsyn till annan tillämplig lagstiftning. Permanent radering sker 30 dagar efter avslutad utredning. Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras anonymiseras enligt GDPR, de får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras. 

Personuppgiftsansvarig:
Kulturens Bildningsverksamhet, kontakt vb@kulturens.se är ansvarig för personuppgifterna som behandlas inom visselblåsartjänsten.

Personuppgiftsbiträde:
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm), ansvarig för visselblåsarapplikationen, inklusive behandling av krypterade data, som t ex visselblåsarmeddelanden. Varken WhistleB eller några underleverantörer kan dekryptera och läsa meddelanden. Det vill säga, varken WhistleB eller dess underbiträden har tillgång till läsbart innehåll.